Presupuesto EIC: estructura, ejemplo y control de cambios

Una oferta suele comenzar cuando todavía faltan hojas de datos, longitudes, arquitectura final y referencias de compra. El estimador utiliza ratios, experiencias anteriores y supuestos. Más adelante, la ingeniería genera cantidades reales y aparecen diferencias.

El problema no es que la primera cifra sea preliminar. El problema es no poder distinguir qué partida proviene de una cantidad técnica, cuál es una provisión y qué cambió entre revisiones.

1. Definir el nivel de madurez

Antes de sumar importes, clasifica el presupuesto:

• Estimación conceptual: basada en capacidad, número de equipos y ratios globales.
• Oferta preliminar: incorpora lista de equipos, señales estimadas, arquitectura y alcance definido.
• Presupuesto de ingeniería: utiliza cantidades de cables, tarjetas, armarios, aparamenta y materiales.
• Control de ejecución: compara presupuesto, compromisos, compras y cambios.

El nivel debe figurar en portada y no ocultarse detrás de decimales. Una cifra con dos decimales no es necesariamente precisa.

2. Estructura recomendada por capítulos

Una estructura adaptable para proyectos EIC puede incluir:

1. Equipos e instrumentación de campo.
2. Material eléctrico de potencia y control.
3. Cables, prensaestopas, terminales y etiquetado.
4. Bandejas, canalizaciones y soportación.
5. PLC, E/S, comunicaciones, HMI y software.
6. Armarios, envolventes, aparamenta y montaje.
7. Ingeniería, programación y documentación.
8. Fabricación, instalación, pruebas y puesta en marcha.
9. Logística, viajes, repuestos y servicios externos.
10. Riesgos, contingencia y exclusiones.

Cada capítulo debe poder descomponerse por equipo, circuito, armario o actividad cuando el proyecto avance.

3. Conectar cantidades con su origen

La cantidad es tan importante como el precio. Conviene indicar si procede de:

• Lista de equipos aprobada.
• Variables y recuento de señales.
• Disposición de PLC y número de módulos.
• Longitudes de layout y rutas de bandeja.
• Conexionado y número de circuitos.
• Diseño del armario y aparamenta.
• Ratio provisional o juicio experto.
• Partida manual añadida para cubrir alcance no modelado.

Las partidas automáticas deben poder rastrearse hasta el objeto técnico. Las manuales no son un fallo: son necesarias para servicios, contingencias o elementos todavía no modelados, pero deben identificarse como tales.

4. Mantener precios con contexto

Un precio unitario sin fecha, proveedor, moneda o condición comercial envejece rápidamente. Para referencias relevantes, registrar:

Los precios deben revisarse antes de emitir una oferta. Una base de datos interna ayuda, pero no sustituye la confirmación comercial cuando el importe o el plazo son críticos.

5. Riesgos, contingencias y exclusiones

La contingencia no debe ocultar un alcance mal definido. Es mejor separar:

• Provisiones por cantidades todavía no cerradas.
• Riesgo de precio o plazo de suministros.
• Trabajo potencial sujeto a decisión del cliente.
• Exclusiones expresas.
• Contingencia general aprobada por la organización.

Cada supuesto importante debe tener propietario y fecha de revisión. Así el presupuesto se convierte también en una lista de decisiones pendientes.

6. Controlar cambios entre revisiones

Cuando se añade una válvula, no solo cambia su precio. Pueden cambiar señales, cable, terminales, E/S, armario, programación, instalación y pruebas. El control de cambios debe capturar ese efecto completo.

Para registrar ese impacto, utiliza una matriz de control de cambios EIC: identifica el objeto modificado, las cantidades y documentos afectados, el responsable de revisión y la evidencia necesaria para cerrar el cambio. Así podrás explicar qué parte de la variación procede del alcance y cuál de precios o mediciones.

Un flujo práctico:

1. Registrar el cambio técnico y su motivo.
2. Actualizar el equipo o circuito de origen.
3. Recalcular cantidades derivadas.
4. Revisar partidas manuales relacionadas.
5. Comparar el total con la revisión anterior.
6. Emitir un resumen de variaciones y supuestos.

El objetivo no es solo conocer el nuevo total, sino explicar qué decisión técnica lo modificó.

7. Un presupuesto conectado con la ingeniería

INELVIA consolida el presupuesto dentro del proyecto y lo relaciona con equipos, cables, PLC, armarios y BOM. Esto permite empezar con partidas preliminares y aumentar el detalle sin crear un archivo completamente nuevo.

Para conservar el alcance y las revisiones durante la transición a ejecución, consulta la guía de documentación de ingeniería EIC.

Ejemplo de presupuesto EIC con cantidades trazables

Ejemplo aritmético simplificado. Precios y horas ficticios, sin IVA: no son tarifas de mercado ni una oferta de INELVIA. Se omiten deliberadamente otras partidas para mostrar el método, no para valorar un proyecto completo.

Si la ruta pasa de 100 a 130 m, el suministro de este ejemplo aumenta 90 € siempre que se conserve la referencia y el precio unitario. El impacto total no es necesariamente 90 €: hay que revisar horas, soportes, terminales, pruebas y condiciones de compra. Registra las diferencias por cantidad, precio y alcance, y conserva la revisión anterior. No confundas un precio válido para un supuesto con un coste universal por metro de instalación.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una estimación y una oferta?

La estimación expresa un coste con un nivel de madurez y supuestos. Una oferta incorpora el alcance y las condiciones comerciales que la organización ha aprobado para presentar al cliente. No conviertas una suma preliminar en un compromiso sin esa revisión.

¿Debo añadir siempre el mismo porcentaje de contingencia?

No. La contingencia debe responder a incertidumbres y riesgos identificados y al criterio aprobado de la organización. Mantén aparte las cantidades pendientes y las exclusiones para no esconder alcance sin definir.

¿Cómo conecto presupuesto y BOM sin duplicar trabajo?

Usa los mismos identificadores, unidades y revisiones para las cantidades comunes. Añade por separado servicios y partidas manuales del presupuesto, y revisa que las referencias de compra no alteren silenciosamente el requisito técnico.